19.10.2011      493      0
 

Как все успеть или эффективное планирование времени?

В современном мире наибольшую ценность имеют не деньги, не золото, не бриллианты, а информация и……


kak-vse-uspet-ili-effektivnoe-planirovanie-vremeniВ современном мире наибольшую ценность имеют не деньги, не золото, не бриллианты, а информация и… время. Да-да, время. И в этом большой парадокс прогресса. С одной стороны мы имеем множество средств, чтобы это самое время экономить. Мы предпочитаем есть в ресторанах и кафе, дома частенько готовим из полуфабрикатов, а всю «грязную» работу за нас делает бытовая техника. Нам не нужно тратить драгоценное время на дорогу, чтобы встретиться с партнёрами по бизнесу, да и с близкими людьми тоже – достаточно поднять трубку телефона или войти в электронную почту (ICQ, социальную сеть). Мы всё чаще посещаем не реальные, а виртуальные магазины, банки, туристические агентства. И всё же всем нам безумно не хватает времени! На работу, на общение с семьёй, на хобби, в конце концов, на самого себя. А такое благо как доступность огромного количества информации в итоге оборачивается против нас – мы тонем в её обилии.

Принцип «быть самим собой». Проштудировав множество книг и пособий по тайм-менеджменту, я поняла, что мне наиболее близки взгляды американской писательницы Джулии Моргенстерн. В книге «Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью» она провозглашает принцип «изнутри наружу». Я предпочитаю использовать более понятную фразу: «Быть самим собой».

Большинство книг по тайм-менеджменту призывают нас, постараться «впихнуть» в свой день как можно больше дел. На мой взгляд, полноценно использовать время – не означает успевать больше. Эффективно использовать время означает правильно проживать свою жизнь. Но это «ПРАВИЛЬНО» для каждого из нас имеет свой индивидуальный смысл. Джулия, и я вместе с ней, не призываем трудиться 24 часа в сутки и наполнять каждую свою минуту важными делами. Бездельничать и лениться тоже нужно! К тому же важные дела у всех свои. Вы не должны больше/меньше работать или больше/меньше развлекаться, Вы должны быть тем, кто Вы есть на самом деле.

Что нам мешает эффективно использовать время? На самом деле, любой человек способен научиться управлять своим временем, своим расписанием, наконец, своей жизнью. Для этого нужно лишь остановиться (а именно это так непросто в нашей суматошной действительности!) и подумать: «А что же мне мешает жить так, как я хочу?». Для того чтобы легче было найти ответ, я предлагаю читателям Мой знахарь рассмотреть наиболее типичные преграды на пути эффективного тайм-менеджмента.

  1. Технические ошибки. Вы просто не знаете, как можно планировать своё время, и Вам нужно освоить пару приёмов и методов. Например, самый простой совет – каждое утро набрасывать план дня на листе бумаги.
  2. Внешние факторы. Наша жизнь зависит не только от нас самих, но и от множества внешних моментов. Возможно, сам по себе Вы очень дисциплинированный человек, но окружение как будто только и существует, чтобы нарушать Ваши планы.
  3. Психологические препятствия. Здесь придётся покопаться в себе. Возможно, Вы не делаете что-то только потому, что считаете это занятие бессмысленным, скучным, ненужным…

Технические ошибки. Начнём с простого и разберём, какими бывают технические ошибки.
Итак, перед Вами стоит задача, но Вы никак не можете приступить к её выполнению или приступаете, но толку совсем мало.

Для выполнения задачи не отводится конкретного времени. Конечно, самый первый шаг – это составить список важных дел на сегодня/перечень задач на месяц/целей на ближайший период жизни. Этим, правда, многие и ограничиваются, не задают себе вопрос «Когда же я буду это делать?». Традиционное «начну с понедельника» явно не прокатывает.

Для выполнения задачи отводится неподходящее время. Если Вы чётко определили саму задачу и время её выполнения, но дело так и не сдвинулось с мёртвой точки, возможно, выбранное время не самое удачное. Например, мы все делимся на «жаворонков», «сов» и «соловьёв» в зависимости от того, в какое время суток мы наиболее активны. Если Вы «сова», то естественно, не стоит назначать решение важных вопрос на утренние часы. Начните свой рабочий день попозже, Вы обязательно всё наверстаете вечером.

Вы ошиблись в расчете времени, необходимого для выполнения задачи. Большинство людей стараются втиснуть в свой день слишком много дел, которые просто нереально выполнить за то время, пока человек бодрствует. А в конце дня мы бываем сильно разочарованы и даже демотивированы тем, что не успели и половины намеченного. Впрочем, бывает и обратное – мы быстро справляемся с запланированным, а потом «убиваем» оставшееся время в бессмысленных занятиях (например, играем в компьютерные игры, бродим по социальным сетям).

Задача чрезмерно сложна. Большие сложные задачи просто пугают нас, мы не знаем, с какого боку к ним подступиться. Наверняка, каждый из читателей Мой знахарь хотя бы раз в своей жизни оказывался в подобной ситуации: Вы открываете шкаф, переполненный вещами, которые следует привести в порядок, и в ужасе захлопываете его, говоря себе «в следующий раз».

Вы не можете вспомнить, что должны сделать. Как часто мы рассчитываем «В перерыве/в выходной обязательно сделаю то-то». И забываем. Нельзя полагаться только на свою память, обязательно используйте ежедневник, где будете фиксировать все свои дела.

Ваше рабочее пространство не организовано должным образом. Проиллюстрирую эту ошибку всего одним статистическим наблюдением: обычный американский руководитель ежегодно тратит в среднем 6 недель на поиск пропавшей информации и материалов на своем рабочем столе, в архивах и папках. И применение электронных баз данных, к сожалению, при неумелом использовании не уменьшает проблему.

Вы – неподходящий человек для выполнения задачи. А может Вы просто не тот?! Признаться в этом не всегда означает признание в слабости и некомпетентности. Избавившись от скучных, сложных или просто неприятных занятий, Вы сможете посвятить себя тому, что Вы действительно умеете и любите.

Итак, мы рассмотрели основные технические ошибки при планировании времени, теперь пришёл черёд для устранения их в собственной жизни. И если Вам уже удалось справиться с этими ошибками, но Вы всё ещё не успеваете самого важного в своей жизни, попробуйте проанализировать своё окружение.

Внешние факторы при планировании времени. Все мы, к счастью, живём не по одиночке, а среди людей, которые, к несчастью, иногда вмешиваются в наши планы. К тому же, жизнь частенько подкидывает нам обстоятельства, с которыми приходится считаться и под которые необходимо подстраиваться.

Вы взяли на себя слишком много. Зачастую нам только кажется, что задача, за которую мы хотим взяться, непомерна. Стоит лишь освоить приёмы эффективного планирования времени. Но иногда задача действительно слишком тяжела и нереальна. В таких ситуациях, как оказалась Марина, стоит немного пожалеть себя: отложить некоторые дела и снизить планку по качеству выполнения оставшихся задач. Марина, например, могла бы до возвращения мужа отменить свои походы в бассейн, а на ужин готовить незамысловатые блюда.

Вы устали или заболели. Все мы – от официанта до генерального директора – живые люди, с которыми случаются перепады настроения, депрессии, различные болезни. Необходимо учитывать это и не работать «на износ». При таком стечении обстоятельств рекомендую читателям Мой знахарь отгородиться от дел на день (или на тот период, что требуется Вам), не бойтесь, Вы всё наверстаете, когда почувствуете себя хорошо.

Непредсказуемость. Многие специалисты, особенно в сфере услуг, работают в обстановке высокой непредсказуемости (брокеры и трейдеры, врачи, менеджеры по сбыту и т.д.). Как с этим справиться? Читателю Мой знахарь стоит попытаться оставить в своём расписании наряду с четко запланированными делами достаточно времени для непредвиденных задержек и экстренных вопросов. Это простой совет, который работает. Также стоит выделить промежуток времени, когда Вы сможете побыть с самим собой (включить автоответчик, попросить коллег подменить Вас).

Неорганизованный партнёр. Иногда четкому исполнению всех наших планов мешает наше ближайшее окружение. Например, неорганизованный супруг, с которым Вы обустраиваете дом. Или недисциплинированные коллеги, от которых зависит результат и Вашей работы. Самый главный совет здесь – не злиться на партнера, не таить обиду. Человека, с которым у Вас хорошие взаимоотношения, вполне можно обучить основным принципам тайм-менеджмента. Например, разъяснить подчинённому, как лучше планировать свой день. В остальных случаях необходимо попробовать просто договориться, т.е. объяснить, что вы движетесь к одной и той же цели, рассмотреть пути её достижения.

Личные психологические особенности и их влияние на планирование времени. Если Вы уже освоили описанные выше методы, но всё ещё не находите времени для того, что Вам действительно важно, загляните в свою душу. Попробуйте разобраться в себе, возможно, Ваши проблемы с управлением временем, как это ни парадоксально, выгодны Вашим настоящим неосознанным стремлениям. Рассмотрим типичные психологические препятствия, которые удерживают людей от полноценного управления своим временем и жизнью.

Вы не прояснили свои жизненные цели и приоритеты. Не имея перед собой четко сформулированных глобальных целей, Вы не можете ставить перед собой более мелкие цели и задачи, а значит, и не знаете, чем именно и в каких пропорциях должна быть заполнена Ваша повседневная жизнь. Обычно мы ставим перед собой слишком туманные цели вроде «Хочу быть успешным и богатым, красивым и здоровым, иметь дружную семью и много друзей». Больше конкретики! Что значит именно для Вас успех? Вырасти на работе до руководителя отдела или управляющего директора? А может для Вас успех – это не обязательно наличие материальных благ, и Вы предпочтёте публичную известность? И ещё одно замечание – часто наши собственные устремления подменяются чужими целями, навязанными ещё в детстве.

Вам нравится работать на пределе своих возможностей. Вы оставляете всё на крайние сроки, чувствуете себя лучше всего в ситуации цейтнота, именно тогда Вы наиболее эффективны. Но зачем держать себя в постоянном стрессе?! Лучше заполнить свой график таким количеством интересных и сложных задач, чтобы и при выполнении «в срок» Вам жилось интересно.

Вы боитесь бездействия. Некоторые люди не любят оставаться без дела, это вызывает у них лишь негативные эмоции: тревогу, раздражение и даже чувство вины. Часть таких «трудоголиков» боятся остаться без дела, т.к. считают бездействие пустой тратой времени. Часть из них «держат марку», т.к. очень деятельные люди неизменно восхищают окружающих. И тем, и другим стоит тщательно сбалансировать свою жизнь и уделять внимание и работе, и семье, и развлечениям, и самосовершенствованию. Иначе они рискуют «сгореть на работе». И ещё одна часть «вечных двигателей» просто боятся остаться наедине с самими с собой, ведь тогда появится время подумать над тем, о чём думать не хочется (например, о смысле собственной жизни или о несчастном браке, который пора разорвать).

Вам нравится жертвовать собой ради других. Возможно, Вы из тех людей, что живёт исключительно для других и задвигает собственные потребности на второй план. Вы гордитесь тем, что можете и готовы помочь каждому страждущему. Или просто не умеете говорить «нет». Из-за этого Ваши цели так и остаются только на бумаге. Научитесь и сами принимать помощь от окружающих и говорить при необходимости «нет».

Вы боитесь неудачи. Психологи называют этот феномен «мотивом избегания неудач». Иногда страх перед возможным провалом настолько сковывает нас, что нам проще вообще ничего не делать. В данном случае часто может помочь честный ответ на вопрос «А что самого худшего может случиться со мной?». Кроме того, очень полезно научиться воспринимать неудачи как дополнительную возможность, как ещё одну ступень на пути к цели, а не как тупик.

Вы боитесь успеха. В психологии есть и противоположное понятие «мотив избегания успеха». Да-да, многие подсознательно боятся достижения своих целей. Ведь, например, такая желанная руководящая позиция может в то же время означать отдаление от семьи, а также зависть друзей, которые добились в жизни гораздо меньше. Преодолеть данное препятствие можно, общаясь с другими успешными, на Ваш взгляд, людьми, это поможет прочувствовать атмосферу успеха и заразиться ею.

Вы боитесь нововведений. Это одна из разновидностей страха успеха: уклад жизни, который есть сейчас, устраивает Вас настолько, что Вы методично избегаете всего, что может его нарушить. Боязнь перемен можно преодолеть, если к достижению своих целей идти более размеренно, постепенно перестраиваясь и привыкая к новому в Вашей жизни.

Вы боитесь завершения. Некоторые люди постоянно работают сразу над несколькими проектами, перескакивая от одного к другому, редко доводя до конца хотя бы один из них. Они не получают удовольствия от завершения задачи. В таком случае читателям Мой знахарь советую напоминать себе, что у Вас всегда будут новые возможности и новые проекты, что завершение одного из них означает лишь возможность взяться за другой.

Вы – перфекционист. Перфекционист – это человек, стремящийся к совершенству во всём. Если Вы по-перфекционистски относитесь ко всем задачам, что стоят перед Вами, Вы просто не сможете сделать всё, что задумали. За потребностью делать всё в совершенстве часто скрываются потребности в одобрении и принятии. Или же это страх быть раскритикованным. Возможно, Вы выросли в семье, где твердили «Ты должен быть лучшим!» и очень огорчались, если среди годовых оценок была хоть одна «четвёрка».

Вы боитесь упустить вдохновение. Среди людей искусства и творческих профессий очень распространена любовь к беспорядку, они даже считают его источником собственного вдохновения. Однако беспорядочная профессиональная и личная жизнь приводит к сильнейшим стрессам. Стоит отметить, что выдающиеся писатели, художники и музыканты зачастую творили ежедневно в одно и то же время – причем вдохновение было каждый день самым разным. Заглянуть в глубины своей души и любопытно, и страшно одновременно, но совершенно необходимо, если Вы хотите научиться эффективно управлять своим временем.


Мы вКонтакте